İçeriğe atla 
2022… AYVEN Group için zorlu bir yılın başlangıcıydı. Depolarımız tıka basa doluydu, siparişlerin gecikmesi nedeniyle müşterilerimiz sürekli şikayet ediyordu ve operasyonlarımız gittikçe daha maliyetli hale geliyordu. Açıkçası, nereye gittiğimizi biz bile bilmiyorduk. İşte tam o sırada, yalın dönüşüm kavramıyla tanıştık. İlk başta ‘Gerçekten işe yarar mı?’ diye düşündük. Ama sonunda denemekten başka çaremiz olmadığını fark ettik ve kolları sıvadık. Küçük değişikliklerin büyük farklar meydana getirebileceğini bilmiyorduk… ta ki sürecin içine girene kadar!
AYVEN Group, Özbekistan’da faaliyet gösteren geniş bir dağıtım ağına sahip bir şirkettir. Bu dönüşüm sürecinde Vali Bey (CEO) liderliğinde, şirketin farklı bölümleri büyük bir uyum içinde çalıştı. Şirket, verimlilik sorunları ve operasyonel maliyetlerin yüksek olması nedeniyle 2022 yılında Yalın Dönüşüm Projesi’ni başlatmıştır. Bu proje, operasyonel süreçlerde iyileştirmeler yaparak maliyetleri düşürmeyi, müşteri memnuniyetini artırmayı ve çalışan katılımını sağlamayı hedeflemiştir.
Bu belge, AYVEN Group Yalın Dönüşüm Projesi’nin başlangıç aşamalarından sonuçlarına kadar olan süreçlerini ve önemli derslerini içermektedir. Ayrıca, ham verilerden alınan bilgilerle birlikte kapsamlı bir değerlendirme sunulmaktadır.
Şirket Bilgileri ve Mevcut Durum Analizi
AYVEN Group Hakkında Genel Bilgi
| Çalışan Sayısı: | 700+ |
| Satış Ekibi: | 450 kişi |
| Back Office: | 250 kişi (Depo: 50, Dağıtım: 50, Ofis: 60) |
| Şubeler | 13 |
| Depolar | 13 |
| Taşkent Ofisi | 400+ metrekare |
| Filo: | Taşkent’te 30-40 araç, Taşkent dışında 20+ araç |
Mevcut Durum Analizi
Proje öncesinde AYVEN Group’un karşılaştığı başlıca sorunlar şunlardı:
- Fazla stok ve yüksek maliyetler: Depolama maliyetleri sürekli artıyordu ve stok fazlalığı kârlılığı olumsuz etkiliyordu.
- Düşük verimlilik: Çalışanlar süreçlerin net tanımlanmamış olmasından dolayı zaman kaybediyordu. Siparişlerin yanlış işlenmesi ve operasyonel hatalar artıyordu.
- Müşteri memnuniyeti sorunları: Geciken teslimatlar ve sipariş hataları müşteri şikayetlerini artırıyordu.
- Finans ve Muhasebe Süreçlerinde Dijitalleşme Eksikliği: Tüm işlemler manuel olarak yürütülüyordu. Evraklar arasında kaybolmak, basit bir veri aramak için bile saatler harcamak neredeyse rutin bir durumdu.
Bu süreçte çalışanlarımızın yüzündeki yorgunluk, işlerin bir an önce iyileştirilmesi gerektiğini gösteriyordu. Bir şeyleri değiştirme vakti gelmişti.
Finans ve Muhasebe Süreçleri
Proje öncesinde AYVEN Group’un finans ve muhasebe süreçlerinde bazı verimsizlikler bulunuyordu. Özellikle fazla personel kullanımı, manuel süreçler ve dijitalleşme eksikliği nedeniyle işlemler yavaş ilerliyordu. Yalın dönüşüm kapsamında, Azaljon Turdaliev (CFO) yönetimindeki finans ekibi ile birlikte Kaizen uygulamaları entegre edilerek verimlilik artırıldı.
Proje öncesinde AYVEN Group’un karşılaştığı başlıca sorunlar şunlardı:
- Fazla stok ve yüksek maliyetler: Depolama maliyetleri sürekli artıyordu ve stok fazlalığı kârlılığı olumsuz etkiliyordu.
- Düşük verimlilik: Çalışanlar arasında süreçlerin net tanımlanmamış olması zaman kayıplarına ve gereksiz iş yüküne neden oluyordu.
- Müşteri memnuniyeti sorunları: Geç teslimatlar ve sipariş hataları müşteri şikayetlerine yol açıyordu.
Bu Projede Neleri Başardık?
- Depo eleman sayısı 50’den 34’e düşürüldü.
- Araç sayısı 41’den 27’ye düşürüldü.
- Finans ve muhasebe süreçlerinde dijitalleşme artırıldı.
- Teslimat süresini %25 azaltmak
- İş gücü verimliliğini %30 artırmak
- Müşteri şikayetlerini %15 düşürmek
- Depo ve stok yönetiminde optimizasyon sağlamak
Uygulanan Yalın Araçlar ve Yaklaşımlar
1. Değer Akış Haritalama (Value Stream Mapping)
Sipariş toplama ve dağıtım süreçlerinde israfların tespiti için Murodjon Khamidullaev (Kaizen Ofis Sorumlusu) liderliğinde Değer Akış Haritalama yöntemi kullanıldı.
2. 5S Sistemi
Depo ve ofis alanlarının düzenlenmesi ve standardizasyon sağlanarak çalışma alanlarının verimliliği artırıldı.
3. Kanban Sistemi
Stok yönetiminde görsel kontrol sağlamak amacıyla Jurabek Ashurov (Depolar Genel Müdürü) yönetiminde Kanban sistemi uygulandı. Sipariş süreçlerinin daha düzenli ve verimli hale gelmesi sağlanarak teslimat süreleri kısaltıldı.
4. Rota Optimizasyonu
Dağıtım süreçlerini daha verimli hale getirmek için rota optimizasyonu yapıldı. Bu sayede araç doluluk oranları artırıldı ve teslimat süreleri kısaldı. Ayrıca, dışarıdaki fason işler içeri alınarak, yeni projelerle operasyonel maliyetler düşürüldü.
Dağıtım süreçlerini daha verimli hale getirmek için rota optimizasyonu yapıldı. Bu sayede araç doluluk oranları artırıldı ve teslimat süreleri kısaldı.
Elde Edilen Sonuçlar: Büyük Kazanımlar
Bu proje sayesinde ekibimizin emeği ve azmi gerçekten takdire şayan! İşte en büyük kazanımlarımız:
✔ Depolarımızda nefes aldık: Stok maliyetleri %25 azaldı, artık gereksiz yığılmalar yok!
✔ Teslimatlarımız hızlandı: Rota optimizasyonu sayesinde sipariş süreleri %30 kısaldı.
✔ Müşterilerden gelen şikayetler azaldı: Hataların ve gecikmelerin önüne geçerek müşteri memnuniyetini %50 artırdık!
✔ Operasyon verimliliği arttı: Depo eleman sayısı 50’den 34’e düşürüldü, daha az insanla daha fazla iş yapar hale geldik!
✔ Araç kullanımı optimize edildi: 41 olan araç sayısı 27’ye düşürüldü, böylece dağıtım maliyetleri büyük ölçüde azaldı!
| KPI | Öncesi | Sonrası | İyileşme (%) |
| Stok Maliyeti | Yüksek | %25 Azaldı | -25% |
| Teslimat Süresi | Uzun | %30 Kısaldı | -30% |
| Müşteri Şikayetleri | Fazla | %50 Azaldı | -50% |
| Depo Eleman Sayısı | 50 | 34 | -32% |
| Araç Kullanımı | 41 Araç | 27 Araç | -34% |
Bu proje sayesinde öyle güzel sonuçlar aldık ki, ekibimizin emeği ve azmi gerçekten takdire şayan!
- Stok Maliyetleri %25 Azaldı: Fazla stok ve gereksiz envanter maliyetleri optimize edildi.
- Teslimat Süreleri %30 Kısaldı: Dağıtım süreçlerinin rota optimizasyonu ile daha verimli hale getirilmesi sağlandı.
- Müşteri Şikayetlerinde %50 Azalma: Hataların ve gecikmelerin azaltılması müşteri memnuniyetini artırdı.
Ekipteki Herkesin Fikri Alındı
Bu süreçte ekibimizin her fikri değerlendirildi. Cezmi Aytekin (Yalın Proje Lideri) çalışanların katılımını teşvik ederek önerilerin hayata geçmesini sağladı. Kaizen toplantılarında herkes görüşlerini paylaşarak süreci iyileştirmeye katkı sundu. Örneğin, depo çalışanlarımızdan biri, sipariş toplama alanında küçük bir düzenleme önerdi ve bu sayede işlem süremiz ciddi oranda kısaldı!
Toplatılardan birisinde, ‘Siparişleri tekerlekli sepetler ile toplasak daha hızlı olmaz mı?’ diye soru geldi. İlk başta çok basit bir fikir gibi görünse de, denedik ve sonuç inanılmazdı! Kontrol sayısını ve süresini de azaltacak geliştirmeler yaptık. Günlük işlem süremiz neredeyse yarıya indi. İşte yalın düşüncenin gücü buydu!
Bu süreçte ekibimizin her fikri değerlendirildi. Kaizen toplantılarında herkes görüşlerini paylaşarak süreci iyileştirmeye katkı sundu. Örneğin, depo çalışanlarımızdan biri, sipariş toplama alanında küçük bir düzenleme önerdi ve bu sayede işlem süremiz ciddi oranda kısaldı!
Küçük Dokunuşlar, Büyük Değişimler
Biz danışmanlar olarak Jurabek Ashurov (Depolar Genel Müdürü) ve Murodjon Khamidullaev (Kaizen Ofis Sorumlusu)‘nun çok iyi bir dönüşüm takımı haline gelmelerinden ve aldıkları başarılı sonuçlardan son derece mutluyuz. Onların liderliğinde, süreçlerde büyük ilerlemeler kaydedildi ve ekiplerin motivasyonu arttı.
✔ Küçük değişiklikler, büyük sonuçlar doğurdu! Kaizen uygulamaları ile süreçlerimizde devrim yaşadık. Mal kabul sürecine eklenen basit bir kontrol listesi, hata oranlarını %40 azalttı.
✔ Teknolojiyle desteklenen yalın süreçler: Dijitalleşme ile manuel iş yükünü azaltarak hem muhasebe hem de depo süreçlerini hızlandırdık. Salih Temurcu (IT Sistem Sorumlusu) liderliğinde yeni sistemler devreye alındı, mevcut sistemler geliştirildi.
✔ Ekip ruhu: Çalışanlarımız artık sadece iş yapmıyor, süreci sahipleniyor. Herkes ‘Benim de katkım var!’ diyerek işine daha fazla değer katıyor.
- Değişim Kültürü Oluşturmanın Önemi: Çalışanların sürece aktif katılımının sağlanması büyük önem taşımaktadır.
- Veri Temelli Kararlar: Süreç iyileştirmelerinde düzenli veri analizi yapmak başarılı sonuçlar elde edilmesini sağlamıştır.
- Ufak tefek dokunuşlar bile devasa değişimlere yol açtı, Kaizen sağ olsun! Örneğin, mal kabul sürecinde eklenen basit bir kontrol listesi, hata oranını ciddi ölçüde azalttı.
- Teknoloji ve Dijital Araçların Kullanımı: Dijital çözümlerle süreç iyileştirmeleri hızlandırılmıştır.
Yalın Geleceğe Yolculuk
Kaizen Ofisi’nde yetişen Yalın Personeller ile diğer iştiraklerde de yalın çalışmalar yapmaya başladık. İlk sonuçları almaya başladık ve bu dönüşüm dalga dalga yayılıyor. Deneyim kazanan ekip üyelerimiz, edindikleri bilgileri farklı operasyonlarda uygulayarak AYVEN Group’un genel verimliliğini artırmaya katkıda bulunuyorlar.
Bu yolculuğumuz burada bitmiyor! AYVEN Group olarak, yalın dönüşümü sadece depo ve lojistik süreçleriyle sınırlı tutmayacağız. Mahmud Nasrollayev (Proje Koordinatörü) sürecin her aşamasında ekipleri bir araya getirerek koordinasyonu sağladı. Muhasebe, finans, insan kaynakları, satın alım ve hatta IT süreçlerini bile yalın prensiplerle dönüştüreceğiz.
Peki sırada ne var? Yeni teknolojilerle yalın süreçleri desteklemek, çalışanlarımızın önerilerini daha fazla işin içine katmak ve sektör genelinde dönüşümün öncüsü olmak istiyoruz. Artık verimlilik sadece bir hedef değil, çalışma kültürümüzün ayrılmaz bir parçası!
AYVEN Group, yalın dönüşüm sürecini daha ileriye taşımayı hedefliyor. Önümüzdeki dönemde yalın üretim prensiplerini IT ve satış süreçlerine de entegre ederek, şirketin tüm operasyonlarında sürekli iyileştirme sağlamayı planlıyoruz. Dijitalleşme ile birlikte, yalın yönetimi daha verimli hale getirmek için süreç otomasyonları ve veri analizleri kullanılacak. Ayrıca, farklı şirketlerle bilgi paylaşımı yaparak sektörde sürdürülebilir dönüşüm için liderlik etmeyi amaçlıyoruz.
Bu yolculuğumuz burada bitmiyor! AYVEN Group olarak, yalın dönüşümü daha da ileri taşımayı hedefliyoruz. Yeni teknolojilerle yalın süreçleri desteklemek, çalışanlarımızın önerilerini daha fazla işin içine katmak ve sektör genelinde dönüşümün öncüsü olmak istiyoruz.
