Yalın Dönüşüm’ün Başarısını Nasıl Ölçeriz?

Yalın Dönüşümlerin başarısını nasıl ölçersiniz? Bir Yalın Dönüşüm’ün gerçekten başarılı olduğunu anlamanız için finansal kazanç mı elde etmeniz gerekir; yoksa çalışan memnuniyetinin artması bu dönüşümün başarılı olduğunu anlamanız için yeterli midir? Müşteri memnuniyeti artmamış yalın dönüşüm olur mu? Kilit Performans Göstergelerine (KPI) etkimeyen bir Yalın Dönüşüm’den bahsedilebilir mi? KPI’ların pozitif yönde değişmesi Yalın Dönüşüm’ün başarılı olduğunu anlamak için yeterli midir?

İşte tüm bu deli soruların ardında Yalın Dönüşüm yolculuklarına nasıl baktığımız yatıyor.

• Eğer bu süreci başlangıcı ve bitişi olan bir implementasyon projesi gibi görüyorsak Yalın Dönüşüm, bizim için danışmanlığa veya şirket içindeki bu oluşuma ayırdığımız kaynağı bir kefeye; bu sürecin sonunda (sanki Yalın Yolculuğun bir sonu varmış gibi) şirkete getirdiği katkıları ise diğer kefeye koyduğumuz bir tartım işi gibi algılanabilir.

Değerlendirme elbette yapılmalıdır; ancak önemli olan değerlendirmeyi hangi kriterlere göre ve nasıl yaptığınız ve Yalın Dönüşüm’den ne anladığınızdır.

Yalın Bize Göre Değil Diyenlere Kulak Asmayın!

Yalın Dönüşüm başlangıcınız öncesinde veya yolculuğunuz esnasında hem en ilkel hem de en sübjektif olan bu yaklaşım ile karşınıza çıkanlara sakın ha kulak asmayın! Bu söylemler ile Yalın Dönüşüm’ün başarısını veya başarısızlığını sayısallaştıramamış kişilere bu iddialarını hangi argümanlar ile ispatlayabildiklerini lütfen sorun. Ortalık, bu konu hakkında başarısızlık hikayeleri dolu olduğunu söyleyen; ancak bilimsel olarak bu durumu ispatlayamayanlarla dolu. İspatlayan makaleyi geçen yazılarımda paylaşmıştım. Makaleye buradan tekrar ulaşabilirsiniz.

Sektörel olarak Yalın’ın hangi argümanlara dayanarak otomotivde başarılı olup da diğer sektörlerde başarısız olduğunu ispatlayabiliyoruz? Bu iddiaya sahip olanlar, ya haftalardır paylaşmış olduğum yazılardaki argümanları görmezden geliyorlar; ya da orta kademe veya ön saf çalışanlarının veya benzer başarısızlık hikayesi yaşamış olanlardan edindiği yanlış bilgilerin etkisinde kalıyorlar.

Sonuç olarak her Yalın Dönüşüm hikayesinin kendine özgü bir yolculuk olduğunu ve her bir hikâyenin kahramanının da sizler olduğunu lütfen aklınızdan çıkarmayın. Bugün tüm dünyanın hayranlıkla incelediği bu sistemin orijini olan Toyota’nın tekstil sektöründen buralara geldiğini ve Yalın’ın, temel prensipler esas alındığında sektörden bağımsız şekilde her alana uygulanabileceğini unutmayın.

Salt Kaizen Kazancına Sarılmayın

Ne kaizenlerin getirdiği parasal kazanımı yüksek olan bir dönüşüm başarılı; ne de kaizen kazanımı mütevazı olan bir süreç başarısız olarak ilan edilmelidir. Kazanım hesapları yapmak en objektif yaklaşım olarak görülse de tek başına yeterli değildir. Bu yaklaşım, kazanımı çeşitli manipülasyonlarla nasıl gördüğünüz ve hesapladığınıza bağlı olarak Yalın Dönüşüm’ü göklere de çıkartabilir; maliyet muhasebesinde sonuçları değiştirmeyen ve hatta bu işe ayrılan kaynaklar ve enflasyonist ortam dolayısıyla elde edilen TL/yıl kazançların masraflara kurban edildiği bir başarısızlık hikayesi olarak algılanmasına da sebep olabilir.

“Şişirme” kaizen kazanımları ile kendinizi tek taraflı tatmin ettiğiniz başarı hikayeleri hem Yalın Dönüşüm’ün organizasyondaki algısını düşürerek güveni sarsar; hem de değişimi ve dönüşümü “kaizenden kaç para yaptık?” noktasına indirger.

Objektif gibi görünen bu sübjektif yaklaşım yüzünden Yalın Dönüşüm’ler, çapraz kontroller yapılmadan salt “para” bazlı değerlendirmelere mahkûm bırakılamayacak kadar değerli bir yolculuktur.    

KPI – Kilit Performans Göstergeleri’ne Tutunun

Kaizen Kazanımları ile işçilik, zaman ve fire kazanmış olabilirsiniz; ancak Kaizenlerin finansal sonuçları etkilemediği bir ortamda kilit performans göstergeleri sizin için can kurtaran olabilir.

Örneğin tamamlanmış bir kaizen çalışması ile 320 adam*saat/yıl kazanmış olabilirsiniz; ancak o kişi fiilen o maliyet merkezinde çalışmaya devam ediyorsa; bu kaizen maliyet muhasebesi açısından bir anlam ifade etmeyecektir. Bunun gibi birçok kaizen, özünde kazanımları ile göz doldursa da finansal muhasebenin bıyık altından güldüğü çabalar olarak algılanır. Böyle durumlarda üst yönetimi Yalın Dönüşüm’ün başarısına ikna etmenin yolu doğru metrikleri belirlemekten ve bu metrikleri okuma becerisini ilgili seviyelere kazandırmaktan geçer.

Doğru metriklerle süreçleri sayısallaştırarak takip ettiğiniz bir Yalın Dönüşüm, sizin elinizi kuvvetlendirecektir. “Ben her süreci nasıl sayısallaştıracağım?” diyenler olsa da her süreci direkt veya dolaylı olarak sayısallaştırmanız çok da zor değil.

• 5S’in kazanımını mı ölçmek istiyorsunuz?: 5S Denetim puanlarının gelişimini KPI olarak belirleyin, dış denetimlerdeki uygunsuzluklarda 5S ile ilgili aksiyonların sayısını izleyin
• Bakım Yönetiminin etkinliğini mi ölçmek istiyorsunuz?: MTTR ve MTBF’i belirleyin, OEE’nin içindeki arıza% değerini takip edin, Yağ tüketimini takip edin.
• Satış Ekibinin Performansını mı ölçmek istiyorsunuz?: Satış tahmin uyumluluğunu ölçün, üretim planındaki değişim sayılarını takip edin, sipariş iptallerini değerlendirin

Bu tip örneklerle liste elbette uzatılabilir. Önemli olan sizin kendinizi salt parasal kazanca odaklamadan önce doğru çapraz kontrolleri geliştirecek KPI’ları belirleyerek yola koyulmanızdır.

Yalın Maliyet Muhasebesini Deneyin

Dönüşüm ilerledikçe ve çalışmalar olgunlaşmaya başladıkça Kaizen kazançları ve KPI’ların yeterli olmadığı durumlar oluşabilir. Bu durumda maliyetleri değer akışları bazında ele aldığınız bir yöntem ile takip etmek hem kaizen kazanımlarının etkilerini çok net bir şekilde finansal sonuçlarda görmek; hem de bunu KPI’lar ile birlikte değerlendirmek için doğru bir yöntem olabilir. Bunun için etkin ve yalın maliyet muhasebesine göre belirlenmiş bir veri tablosuna ihtiyacınız var. Bu veri tablosunu oluşturmanız için de ürün gruplarına göre belirlenmiş değer akışlarını analiz edeceğiniz değer akış haritalarına ihtiyacınız var. Çalışmaların olgunlaştığı bir işletmede değer akışlarının büyük bir kısmının çıkmış olması gerekiyor. Özetle önce Değer Akış Haritalama, sonra Değer Akış Maliyetleme…

Sonuç

Yalın Dönüşüm yolculuklarında başarısızlığa uğramamızdaki en önemli faktörlerden biri belki de kulaktan dolma bilgilere kanarak objektiflikten uzak, sayısallaştırılamayan başarı hikayelerine inanmamız… Bir diğeri ise sayısallaştırma adı altında abartı kaizen kazançları hesaplayarak başarı hikayeleri yazanlardan irrite olmamız… Amacı olan doğru hedefler belirlemeden ve bu hedefleri stratejimiz ile uyumlu hale getirmeden Yalın Dönüşüm’ün başarılı olup olmadığını ispatlamak zor olsa gerek.

“Çözüm Ne peki?” derseniz

Kaizen kazanımları ile herkesin anlayabileceği bir maliyet sembolizasyonu ile kazanımları hesaplarken, doğru ve amaçlı KPI’lar ile gelişmeleri takip etmek ve tüm bunları doğru bir maliyetleme ve muhasebe yaklaşımı ile ölçümleyebilen başarı hikayeleri yazmak…

İşte Yalın Dönüşüm’ün faydalarını bilimsel olarak ispatlamanın ve gelişimi-değişimi objektif olarak görmenin en etkili ve güvenilir yolu…